Abbiamo indicato anche TeamSystem S.p.A. (Fatture in Cloud), il software con cui emettiamo i rapporti d'intervento e le fatture: tratta i dati per nostro conto come responsabile del trattamento. Non cambia nient'altro.
Informativa privacy — Icaro Helpdesk
Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR)
1. Chi tratta i tuoi dati
Titolare del trattamento è ICARO SERVICE di Brondino Davide (ditta individuale)
Via Giacomo Leopardi 4/A — 12049 Trinità (CN) — P.IVA IT03154230043
Email: info@icaroservice.net — PEC: icaroservice@pec.it
Non è stato nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO).
2. Quali dati trattiamo
- Dati di identificazione e contatto: nome, cognome, azienda, email, numero di telefono, identificativo Telegram o numero WhatsApp.
- Il contenuto delle tue richieste di assistenza: messaggi, allegati (immagini, documenti), messaggi vocali lasciati in segreteria e la loro trascrizione.
- Dati di accesso al portale: email, password (conservata solo in forma cifrata), data e ora degli accessi.
- Dati tecnici: indirizzo IP e registri tecnici del servizio.
Ti chiediamo di non inviarci password, codici di accesso, dati sanitari o altri dati particolari se non strettamente necessari. Se servono per l'intervento, te li chiederà un tecnico.
3. Perché li trattiamo e su quale base
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Ricevere e gestire le tue richieste di assistenza, su tutti i canali | Esecuzione del contratto o di misure precontrattuali (art. 6.1.b). Se scrivi per conto della tua azienda: nostro legittimo interesse e quello della tua azienda a gestire l'assistenza (art. 6.1.f) |
| Risposta di primo livello con il nostro assistente AI (vedi punto 4) | Come sopra |
| Filtrare spam e messaggi automatici, proteggere il servizio | Legittimo interesse alla sicurezza del servizio (art. 6.1.f) |
| Adempimenti fiscali e contabili sugli interventi | Obbligo di legge (art. 6.1.c) |
| Migliorare il servizio con dati resi anonimi (vedi punto 4) | Legittimo interesse (art. 6.1.f) |
| Difendere i nostri diritti in caso di contestazione | Legittimo interesse (art. 6.1.f) |
Non usiamo i tuoi dati per pubblicità o marketing e non li vendiamo.
4. Il nostro assistente AI
- Le prime risposte possono essere scritte da un assistente di intelligenza artificiale. Te lo diciamo sempre all'inizio della conversazione.
- L'assistente gira su un nostro server, nella nostra sede: i tuoi messaggi non vengono inviati a fornitori esterni di intelligenza artificiale.
- L'assistente non prende decisioni che producono effetti giuridici su di te: quando serve passa la richiesta a un tecnico. Puoi chiedere in qualsiasi momento di parlare con una persona.
- Le note interne dei tecnici non vengono mai lette dall'assistente.
- Dai ticket risolti ricaviamo schede anonime (senza nomi, recapiti, password o altri dati che ti identificano) per insegnare all'assistente come risolvere i problemi. Teniamo inoltre per 60 giorni un registro anonimo delle risposte dell'assistente per controllarne la qualità.
5. Chi riceve i tuoi dati
- I nostri tecnici autorizzati, solo per quanto serve all'assistenza.
- Se ci scrivi su WhatsApp: Meta Platforms Ireland Limited, che tratta i messaggi per nostro conto come responsabile del trattamento, con propri sub-responsabili anche negli Stati Uniti.
- Se ci scrivi su Telegram: la piattaforma Telegram tratta i tuoi dati come titolare autonomo, secondo la propria informativa e il rapporto che hai con Telegram. Noi trattiamo solo ciò che il nostro bot riceve.
- Le telefonate non vengono registrate.
- Se ci chiami o lasci un messaggio in segreteria: 3CX (Nicosia, Cipro), fornitore del nostro centralino in cloud, come responsabile del trattamento, con i propri sub-responsabili (fornitori di cloud e servizi tecnici) in UE e negli Stati Uniti, elencati nel contratto sul trattamento dei dati di 3CX.
- Autorità pubbliche, solo se previsto dalla legge.
Email, portale e assistente AI funzionano su server di nostra proprietà, nella nostra sede.
6. Trasferimenti fuori dall'Unione Europea
Possono avvenire solo se usi WhatsApp o il telefono, tramite i sub-responsabili di Meta e di 3CX negli Stati Uniti. Sono coperti dalle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea, previste dai contratti di questi fornitori. Puoi chiederci una copia o maggiori informazioni scrivendo all'indirizzo del punto 1.
Email e portale non comportano trasferimenti fuori dall'UE.
7. Per quanto tempo li conserviamo
| Dati | Conservazione |
|---|---|
| Ticket: messaggi, allegati, email e trascrizioni | 12 mesi dalla chiusura del ticket, poi cancellati automaticamente |
| Dati per fatturazione e contabilità degli interventi | 10 anni, come previsto dalla legge (art. 2220 c.c.) |
| Anagrafica e recapiti | Per la durata del rapporto di assistenza. Alla cessazione cancelliamo i recapiti; restano solo i dati collegati a fatture e interventi, per 10 anni (artt. 2220 e 2946 c.c.) |
| Account del portale | Fino alla cessazione del rapporto di assistenza o alla tua richiesta di cancellazione |
| Registro anonimo delle risposte dell'assistente | 60 giorni |
| Email scartate come spam (mittente e motivo) | 90 giorni |
| Registri tecnici | 30 giorni (errori: 90 giorni) |
| Messaggi originali nella casella email | 12 mesi, poi cancellati automaticamente |
| Messaggi vocali sul centralino | 7 giorni, poi cancellati automaticamente |
| Elenco delle chiamate sul centralino (numero, data, durata) | 12 mesi |
| Copie di sicurezza (backup) | I dati cancellati restano nelle copie di sicurezza fino alla loro sovrascrittura, al massimo entro 30 giorni; le copie sono usate solo per ripristinare il servizio |
Le schede anonime del punto 4 non contengono dati personali e possono essere conservate senza limite.
8. I tuoi diritti
Puoi chiederci in qualsiasi momento di accedere ai tuoi dati, correggerli, cancellarli, limitarne il trattamento o riceverli in un formato leggibile (portabilità), scrivendo all'indirizzo del punto 1. Rispondiamo entro un mese.
Diritto di opposizione: per i trattamenti basati sul nostro legittimo interesse (punto 3) puoi opporti in qualsiasi momento per motivi legati alla tua situazione particolare.
Se ritieni che il trattamento violi il GDPR puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
9. Sei obbligato a darci i dati?
No, ma senza i dati di contatto e la descrizione del problema non possiamo darti assistenza.
WhatsApp e Telegram sono facoltativi: puoi sempre scriverci via email o dal portale.
10. Cookie del portale
Il portale usa solo cookie tecnici necessari al funzionamento: il cookie di sessione e, solo se scegli "Rimani connesso", un cookie che mantiene l'accesso per 30 giorni. Nessun cookie di profilazione o di statistica, nessun contenuto di terze parti.
11. Modifiche a questa informativa
Ogni versione è numerata e datata. Se cambiamo qualcosa di sostanziale (ad esempio nuovi destinatari o nuovi trasferimenti fuori UE) te lo comunichiamo direttamente, prima che la modifica entri in vigore.